事務室の中に書類をファイリングしておくことを"保管"と呼びますが、時間が経って利用頻度の下がった書類は、徐々に使いにくくてもよい場所へ移していきます。
保管文書を事務室の中で動かすことを"移し替え"、事務室から書庫などへ動かすことを"置き換え"と呼びます。
そして書庫などに残しておくことを"保存"といいます。
書類によって保存不要のものから永久保存までいろいろありますから、ファイルごとに保存年限を決めておきます。
破棄の時期がくるまでは、年に一回、会計年度の初め頃、移し替え、置き換え、破棄の作業をするようにしておくとよいでしょう。
住宅鑑定風水インストラクター／風水セラピスト・三上靖史
